| ถาม | ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Automation Systems - OAS) มีเป้าหมายหลักในการนำมาใช้คืออะไร และมีบทบาทสำคัญอย่างไรต่อประสิทธิภาพการทำงานในองค์กร |
| ตอบ |
เป้าหมายหลักของการนำ OAS มาใช้คือเพื่อ เพิ่มผลิตภาพ (Productivity) และ ประสิทธิภาพ (Efficiency) ของบุคลากรในสำนักงาน โดยเฉพาะในกลุ่มพนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับข้อมูล เช่น ผู้จัดการ และผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ
OAS มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดย:
* ลดภาระงานซ้ำซ้อน: ระบบจะช่วยจัดการงานที่ต้องทำซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานมีเวลาไปทำงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น
* ปรับปรุงการสื่อสาร: ระบบช่วยให้การติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและราบรื่น ไม่ว่าจะเป็นการใช้ระบบอีเมล หรือการจัดการนัดหมายร่วมกัน
* อำนวยความสะดวกในการจัดการเอกสาร: การสร้าง การจัดเก็บ และการสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ง่ายและเป็นระบบ ทำให้ประหยัดเวลาและลดความผิดพลาด
|
| ถาม | ยกตัวอย่างเทคโนโลยีที่ใช้ในระบบสารสนเทศสำนักงานมา 3 ประเภท และอธิบายการทำงานของแต่ละประเภท |
| ตอบ |
1. การประมวลผลคำ (Word Processing):
- การทำงาน: เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการสร้าง แก้ไข และจัดรูปแบบเอกสารข้อความต่างๆ เช่น Microsoft Word หรือ Google Docs ระบบเหล่านี้ช่วยให้พนักงานสามารถสร้างรายงาน จดหมาย หรือคู่มือได้อย่างเป็นระเบียบและสวยงาม
2. ระบบสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Communication):
- การทำงาน: เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้การสื่อสารระหว่างบุคคลในองค์กรและนอกองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- ตัวอย่าง: อีเมล (Email) สำหรับการส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการ, การประชุมทางวิดีโอ (Video Conferencing) สำหรับการประชุมระยะไกล, และ การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (Instant Messaging) สำหรับการสื่อสารที่รวดเร็วในทีม
3. ระบบจัดการเอกสาร (Document Management Systems - DMS):
- การทำงาน: เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดเก็บ จัดการ และติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และสืบค้นเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ตัวอย่าง: ระบบ SharePoint ของ Microsoft หรือ Google Drive ที่มีฟังก์ชันการจัดการเอกสารร่วมกัน
|
| ถาม | ระบบสารสนเทศสำนักงานมีความแตกต่างจากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) อย่างไรในด้านวัตถุประสงค์และการใช้งาน |
| ตอบ |
ความแตกต่างหลักของสองระบบนี้อยู่ที่ วัตถุประสงค์ และ กลุ่มผู้ใช้งาน ที่มุ่งเน้น:
* วัตถุประสงค์:
- OAS: มีวัตถุประสงค์เพื่อ เพิ่มผลิตภาพของพนักงานในระดับปฏิบัติการ ด้วยการทำให้งานประจำวันง่ายและรวดเร็วขึ้น
- MIS: มีวัตถุประสงค์เพื่อ สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง ด้วยการรวบรวมข้อมูลและสร้างรายงานสรุปเพื่อใช้ในการวิเคราะห์และประเมินผลการดำเนินงาน
* การใช้งาน:
- OAS: เน้นการใช้งานเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสาร การจัดการเอกสาร และการประมวลผลข้อมูลในแต่ละบุคคลหรือแต่ละทีม
- MIS: เน้นการใช้งานเพื่อดูรายงานสรุป (Summary reports) ที่ได้จากระบบประมวลผลรายการประจำวัน (TPS) เพื่อให้เห็นภาพรวมขององค์กร ไม่ได้เน้นที่การทำงานประจำวันของพนักงานแต่ละคนโดยตรง
กล่าวได้ว่า OAS เป็นเครื่องมือที่ทำให้การทำงานของพนักงานแต่ละคนมีประสิทธิภาพ ส่วน MIS เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมและตัดสินใจได้ดีขึ้น
|
♥
